Cách xây dựng công cụ nội bộ dựa trên cơ sở dữ liệu (ví dụ: Stacker & Bracket)
Thiết lập đồng bộ hai chiều giữa cơ sở dữ liệu, kho dữ liệu và các công cụ bảng tính như Airtable và Google Sheets là một tính năng cực kỳ mạnh mẽ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem cách bạn có thể thực hiện điều đó bằng cách sử dụng Stacker và Bracket.
Đối với các nhóm đang phát triển, việc có tầm nhìn rõ ràng về dữ liệu của công ty là điều tối quan trọng. Cho dù bạn đang cố gắng tối ưu phễu bán hàng, phản hồi nhanh chóng các yêu cầu của người dùng hay xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, thì bước đầu tiên luôn là đảm bảo đúng người có quyền truy cập vào đúng dữ liệu.
Tuy nhiên, có hai rào cản cần vượt qua:
Trong bối cảnh nguồn lực kỹ thuật hạn chế, thường không có nhiều thời gian để xây dựng công cụ dữ liệu nội bộ từ đầu.
Dữ liệu thường bị “giam” trong các hệ thống mà những thành viên không rành kỹ thuật — nhưng lại cần dữ liệu để làm việc — không thể truy cập được.
Sử dụng công cụ nocode có thể giúp ích
Bằng cách kết hợp trình xây dựng công cụ nội bộ đơn giản, không cần code của Stacker với khả năng đồng bộ hai chiều nhanh chóng giữa cơ sở dữ liệu và các công cụ bảng tính như Airtable và Google Sheets của Bracket, bạn có thể giúp dữ liệu lưu thông giữa các thành viên không rành kỹ thuật và cơ sở dữ liệu của bạn chỉ sau vài phút thiết lập.
Hơn nữa, khi trao quyền để mọi người tự xây dựng và duy trì công cụ nội bộ, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều ngày làm việc của đội kỹ thuật. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn.
Internal tooling là gì?
Có một vài cách khác nhau để hiển thị dữ liệu:
Xuất dữ liệu ra định dạng dễ đọc, như CSV, thủ công hoặc theo lịch định sẵn.
Xây dựng một bảng điều khiển BI (Business Intelligence dashboard).
Xây dựng công cụ nội bộ, từ đầu hoặc thông qua phần mềm như Stacker.
Công cụ nội bộ là lựa chọn tốt nhất khi người dùng cần ghi dữ liệu chứ không chỉ đọc
Hai lựa chọn đầu tiên có thể hoạt động tốt cho các báo cáo dữ liệu cơ bản. Ví dụ, nếu bạn điều hành một dịch vụ cho thuê xe, việc biết có bao nhiêu xe sẵn sàng tại bất kỳ thời điểm nào là rất hữu ích. Nhưng nếu bạn còn cần gán xe cho khách hàng thì sao? Nói cách khác, nếu bạn cần chỉnh sửa dữ liệu ngược trở lại, đây chính là lúc công cụ nội bộ phát huy tác dụng.
Nói một cách đơn giản, công cụ nội bộ là bất kỳ công cụ dữ liệu nào cho phép đồng đội của bạn đọc và ghi dữ liệu của công ty trong một môi trường được kiểm soát và tùy chỉnh. Công cụ nội bộ tốt nhất phải đơn giản, dễ dùng và nhanh chóng.
Bạn có thể xây dựng công cụ nội bộ cho hầu như bất kỳ trường hợp nào liên quan đến dữ liệu: CRM, hệ thống quản lý vé (ticketing system), hệ thống quản lý tồn kho, theo dõi chăm sóc khách hàng, bảng điều khiển quản trị (admin panel) — tất cả đều có thể được tạo dưới dạng công cụ nội bộ.
Cách xây dựng công cụ nội bộ?
Nhìn chung, có hai cách để xây dựng công cụ nội bộ: xây từ đầu hoặc sử dụng phần mềm của bên thứ ba. Dưới đây, chúng ta sẽ phân tích ưu và nhược điểm của từng cách.
Xây dựng từ đầu
Khi nào nên xây dựng từ đầu?
Nếu bạn có nguồn lực kỹ thuật dồi dào, việc xây dựng công cụ nội bộ từ đầu sẽ mang lại nhiều lợi ích. Cách tiếp cận này thường giúp đội kỹ thuật có sự linh hoạt và quyền kiểm soát tối đa đối với công nghệ và tính năng — ví dụ, bạn có thể viết mã JavaScript tùy chỉnh để tạo ra đúng công cụ mà mình cần.
Tuy nhiên, xây dựng từ đầu cũng có thể dẫn đến việc mất hàng tuần hoặc hàng tháng thời gian kỹ sư, nhiều vòng trao đổi qua lại giữa kỹ thuật và người dùng cuối, cùng với khối lượng lớn thời gian bảo trì lâu dài.
Nhìn chung, xây dựng từ đầu chỉ nên thực hiện nếu:
Trường hợp sử dụng công cụ nội bộ của bạn rất đặc thù (bespoke).
Bạn có nhiều nguồn lực kỹ thuật để triển khai.
Ưu điểm:
Bộ tính năng linh hoạt nhất: chỉ bị giới hạn bởi các thành phần giao diện người dùng (UI) có sẵn trong thư viện, nghĩa là khả năng tùy chỉnh gần như vô hạn.
Quyền kiểm soát tối đa với công nghệ: đội kỹ thuật kiểm soát toàn bộ quá trình.
Nhược điểm:
Tốn rất nhiều thời gian phát triển để hiểu yêu cầu, thiết kế giao diện, lấy phản hồi, và triển khai toàn bộ hệ thống — có thể kéo dài nhiều tháng.
Yêu cầu kỹ sư bảo trì toàn bộ hệ thống về lâu dài, bao gồm cơ sở dữ liệu, xử lý dữ liệu, và giao diện người dùng.
Xây dựng bằng phần mềm bên thứ ba
Khi nào nên sử dụng phần mềm bên thứ ba?
Nếu bạn cần triển khai nhanh hoặc không muốn dành hàng tuần công việc kỹ thuật cho công cụ nội bộ, thì sử dụng phần mềm của bên thứ ba là một lựa chọn tốt. Các công cụ như Retool và Stacker cung cấp giao diện kéo-thả (drag-and-drop) với các thành phần dựng sẵn. Không chỉ dễ sử dụng ngay lập tức, mà khi dùng phần mềm phổ biến, bạn còn nhận được lợi ích từ cộng đồng người dùng có thể hỗ trợ đội kỹ thuật.
Một lợi ích quan trọng khác của các công cụ nocode như Stacker: bạn có thể trao quyền cho đồng đội không rành kỹ thuật tự xây dựng công cụ nội bộ. Nhờ vậy, đội kỹ thuật có thể tập trung vào các tác vụ phức tạp hơn như bảo trì cơ sở dữ liệu và thiết lập luồng dữ liệu, trong khi người dùng cuối có thể tạo đúng công cụ họ cần — không cần vô số cuộc họp bàn thiết kế!
Ưu điểm:
Triển khai nhanh hơn nhiều nhờ các thành phần dựng sẵn, thường là đủ cho các tính năng chính.
Tận dụng cộng đồng và tài liệu hướng dẫn sẵn có để hỗ trợ.
Tiết kiệm rất nhiều thời gian kỹ thuật bằng cách trao quyền cho đồng đội không rành kỹ thuật tự xây công cụ phù hợp, cho phép kỹ sư tập trung vào quản lý cơ sở dữ liệu và luồng dữ liệu.
Nhược điểm:
Với những trường hợp sử dụng cực kỳ chuyên biệt, các thành phần dựng sẵn có thể không đáp ứng đủ.
Làm thế nào để kết nối công cụ nội bộ với cơ sở dữ liệu của bạn?
Cơ sở dữ liệu là yếu tố sống còn
Nhiều công ty lưu trữ dữ liệu quan trọng nhất trong các cơ sở dữ liệu SQL như Postgres hoặc MySQL, hoặc các kho dữ liệu (data warehouse) như Snowflake hoặc BigQuery. Dù các dịch vụ này rất tốt cho việc lưu trữ dữ liệu lớn và khả năng mở rộng, nhưng quyền truy cập thường không được mở cho toàn công ty. Điều này hoàn toàn hợp lý — bạn sẽ không muốn thực tập sinh vô tình xóa toàn bộ cơ sở dữ liệu sản xuất.
Quản lý cơ sở dữ liệu — bao gồm bảo mật dữ liệu và kiểm soát quyền truy cập — là một trong những nhiệm vụ chính của kỹ sư dữ liệu.
Xây dựng giao diện chỉ là một nửa chặng đường
Vấn đề lâu đời là: làm thế nào để cho phép người dùng không rành kỹ thuật đọc và ghi dữ liệu khi cần thiết?
Ví dụ:
Quản lý kho cần đánh dấu hàng hóa bị hỏng.
Đội quản lý nhà cung cấp cần phê duyệt hoặc từ chối nhà cung cấp.
Xây dựng giao diện (UI) cho công cụ nội bộ chỉ là một nửa công việc; bạn còn phải kết nối công cụ đó với cơ sở dữ liệu.
Thiết lập đồng bộ dữ liệu cũng rất quan trọng
Bằng cách sử dụng công cụ đồng bộ dữ liệu như Bracket, bạn có thể thiết lập đồng bộ hai chiều theo thời gian thực giữa các cơ sở dữ liệu SQL (như Postgres) và các công cụ bảng tính (như Airtable hoặc Google Sheets).
Bạn thậm chí có thể dùng Bracket để:
Tạo mới bảng Airtable từ dữ liệu đã có trong cơ sở dữ liệu.
Chọn các trường (field) muốn đồng bộ.
Theo dõi các bản ghi đã thay đổi theo thời gian.
Thiết lập chính sách xử lý khi dữ liệu bị xóa, đảm bảo cơ sở dữ liệu của bạn luôn an toàn.
Khi dữ liệu đã được đồng bộ với Airtable, phần việc của đội kỹ thuật coi như hoàn tất: bạn chỉ cần trao quyền quản lý Airtable cho đồng đội không rành kỹ thuật, và họ có thể tự thiết kế các công cụ nội bộ tùy chỉnh trên Airtable bằng Stacker.
Tại sao nên tách riêng nhiệm vụ xây dựng công cụ nội bộ?
Kỹ sư dữ liệu nên tập trung vào chức năng cốt lõi của họ
Nhiệm vụ của một kỹ sư dữ liệu là quản lý và mở rộng cơ sở dữ liệu, đảm bảo dữ liệu sạch, và duy trì các luồng dữ liệu (data pipeline). Tuy nhiên, thường xuyên các kỹ sư dữ liệu lại được yêu cầu thiết kế và triển khai công cụ nội bộ, một dự án có thể tốn hàng tuần để đồng thuận với các bên liên quan, phỏng vấn thiết kế và kiểm thử.
Các dự án kéo dài như vậy không chỉ làm phân tán đội kỹ thuật khỏi các chức năng cốt lõi, mà còn gây frustration cho các đội cần công cụ nội bộ để hoàn thành công việc.
Đây là lý do nên tách nhiệm vụ xây dựng công cụ nội bộ
Kỹ sư dữ liệu: chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu, đảm bảo dữ liệu sạch, đồng bộ với công cụ thân thiện với người dùng, và không bị xóa hoặc ghi đè khi không nên.
Các đội không rành kỹ thuật: chịu trách nhiệm thiết kế và xây dựng công cụ nội bộ cho các trường hợp sử dụng cụ thể của họ — vì họ hiểu rõ nhất cách tối ưu trải nghiệm người dùng.
Cách nhanh nhất để xây dựng
Bằng cách tận dụng đồng bộ dữ liệu thân thiện với kỹ sư của Bracket và trình tạo ứng dụng nocode dễ dùng của Stacker, bạn sẽ đạt được lợi ích đôi bên:
Tăng tốc phát triển gấp 10 lần.
Làm mọi người hài lòng hơn: kỹ sư dữ liệu tập trung vào chức năng cốt lõi, còn các đội không rành kỹ thuật có thể xây dựng đúng công cụ họ cần để làm việc hiệu quả.