Chỉ với 4 người và Power Apps, EY đã tiết kiệm 230.000 giờ làm việc mỗi năm như thế nào?
Nguồn: Microsoft
Khi nhắc đến chuyển đổi số trong các tập đoàn lớn, nhiều người thường hình dung đến những dự án công nghệ kéo dài hàng năm, tiêu tốn hàng triệu USD và huy động hàng chục kỹ sư phần mềm. Tuy nhiên, câu chuyện của EY (Ernst & Young) lại cho thấy một hướng tiếp cận khác.
Chỉ với một nhóm gồm bốn người và bộ công cụ Microsoft Power Platform, EY đã xây dựng một giải pháp tự động hóa quy trình xử lý thanh toán khách hàng, giúp tiết kiệm khoảng 230.000 giờ làm việc mỗi năm.
Đằng sau con số ấn tượng đó không phải là một dự án AI phức tạp hay một hệ thống ERP mới. Thay vào đó, đây là một ví dụ điển hình cho thấy LowCode đang thay đổi cách các doanh nghiệp giải quyết những bài toán vận hành tồn tại suốt nhiều năm.
Bài toán của một doanh nghiệp xử lý 1,5 triệu khoản thanh toán mỗi năm
Là một trong bốn công ty kiểm toán và tư vấn lớn nhất thế giới, EY xử lý khối lượng giao dịch tài chính khổng lồ mỗi năm.
Theo thông tin từ Microsoft, hệ thống tài chính của EY phải đối soát khoảng 1,5 triệu khoản thanh toán từ khách hàng mỗi năm. Đây là một quy trình tưởng chừng đơn giản nhưng trên thực tế lại chứa rất nhiều thao tác thủ công. Mỗi khoản thanh toán cần được xác định chính xác khách hàng nào đã thanh toán, khoản tiền đó thuộc hóa đơn nào và liệu dữ liệu có khớp với hệ thống kế toán hay không.
Vấn đề nằm ở chỗ thông tin thanh toán từ khách hàng không phải lúc nào cũng đầy đủ hoặc chính xác. Nhiều giao dịch thiếu mã tham chiếu, ghi sai thông tin hoặc sử dụng cách diễn đạt khác nhau. Điều này khiến hệ thống không thể tự động đối chiếu và buộc nhân viên phải kiểm tra thủ công.
Trước khi triển khai giải pháp mới, chỉ khoảng 30% số giao dịch được xử lý tự động. Phần còn lại cần sự can thiệp của con người, tạo ra khối lượng công việc khổng lồ cho đội ngũ tài chính.
Đây là kiểu bài toán xuất hiện ở rất nhiều doanh nghiệp lớn: quy trình không quá phức tạp nhưng khối lượng quá lớn khiến chi phí vận hành tăng theo cấp số nhân.
Thay vì thay thế hệ thống, EY chọn tự động hóa quy trình
Điều đáng chú ý là EY không bắt đầu bằng việc xây dựng một nền tảng hoàn toàn mới.
Thay vào đó, họ tập trung vào đúng điểm nghẽn của quy trình: khả năng đối chiếu thanh toán tự động.
Một nhóm chỉ gồm bốn người đã phát triển ứng dụng mang tên PowerMatch dựa trên Microsoft Power Platform. Hệ thống sử dụng Power Apps làm giao diện xử lý nghiệp vụ, Dataverse để quản lý dữ liệu, Power Automate để điều phối quy trình và AI Builder để nhận diện, phân tích dữ liệu thanh toán.
Mục tiêu của dự án không phải là thay đổi toàn bộ hệ thống tài chính mà là tăng khả năng tự động đối soát các giao dịch.
Đây là một điểm rất đáng chú ý trong cách tư duy của các dự án LowCode hiện đại. Thay vì cố gắng “chuyển đổi số toàn diện”, doanh nghiệp tập trung vào một nút thắt cụ thể và tìm cách giải quyết nó nhanh nhất có thể.
Từ 30% lên 80% tự động hóa
Kết quả mang lại vượt xa kỳ vọng.
Theo số liệu được công bố, tỷ lệ đối soát tự động tăng từ khoảng 30% lên hơn 80%.
Điều này có nghĩa là phần lớn các khoản thanh toán trước đây cần nhân viên kiểm tra thủ công giờ đây đã được hệ thống xử lý tự động.
Ở quy mô hàng triệu giao dịch mỗi năm, sự thay đổi này tạo ra tác động rất lớn.
Nếu nhìn ở góc độ vận hành, việc tăng thêm 50 điểm phần trăm khả năng tự động hóa đồng nghĩa với việc giảm đáng kể thời gian xử lý, giảm áp lực cho nhân sự và tăng tốc độ luân chuyển dòng tiền.
Theo EY, hệ thống giúp tiết kiệm khoảng 230.000 giờ làm việc mỗi năm.
Để dễ hình dung, con số này tương đương với hơn 110 nhân viên làm việc toàn thời gian trong một năm.
Điều đáng chú ý không phải là công nghệ
Khi đọc về những dự án như vậy, nhiều người thường tập trung vào công nghệ được sử dụng.
Nhưng bài học lớn nhất từ trường hợp của EY có lẽ lại nằm ở cách tiếp cận.
Trong nhiều doanh nghiệp, các quy trình thủ công thường tồn tại rất lâu vì mọi người mặc định rằng việc thay đổi sẽ quá tốn kém hoặc quá phức tạp. Mỗi phòng ban đều biết vấn đề ở đâu nhưng không đủ nguồn lực để xây dựng giải pháp.
LowCode thay đổi điều đó.
Thay vì cần một đội ngũ phát triển lớn, EY chỉ cần một nhóm nhỏ tập trung vào đúng bài toán cần giải quyết. Nhờ tận dụng các thành phần có sẵn của Power Platform, phần lớn thời gian được dành cho việc hiểu quy trình nghiệp vụ thay vì xây dựng hạ tầng kỹ thuật từ đầu.
Đây cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lớn xem LowCode là công cụ chiến lược chứ không còn là giải pháp tạm thời.
AI và LowCode đang tạo ra một mô hình mới
Nếu dự án PowerMatch được xây dựng cách đây nhiều năm, rất có thể doanh nghiệp sẽ phải đầu tư một hệ thống tùy chỉnh với thời gian triển khai kéo dài.
Ngày nay, sự kết hợp giữa LowCode và AI đang thay đổi hoàn toàn cách xây dựng phần mềm doanh nghiệp.
Các nền tảng như Power Apps cho phép tạo giao diện, workflow và kết nối dữ liệu với tốc độ nhanh hơn nhiều so với phương pháp truyền thống. Trong khi đó, AI Builder giúp xử lý các tác vụ vốn trước đây cần đến các mô hình machine learning riêng biệt.
Điều này tạo ra một mô hình mới, nơi doanh nghiệp có thể giải quyết những bài toán có giá trị cao bằng các nhóm phát triển nhỏ hơn rất nhiều.
Thay vì đặt câu hỏi “có nên xây một hệ thống mới hay không”, nhiều tổ chức giờ đây bắt đầu đặt câu hỏi khác:
“Quy trình nào đang tiêu tốn nhiều thời gian nhất và có thể tự động hóa ngay hôm nay?”
Bài học cho doanh nghiệp Việt Nam
Không phải doanh nghiệp nào cũng xử lý 1,5 triệu giao dịch mỗi năm như EY. Nhưng hầu như doanh nghiệp nào cũng có những quy trình đang tiêu tốn hàng nghìn giờ lao động mỗi tháng.
Đó có thể là quy trình phê duyệt chứng từ, nhập liệu hóa đơn, đối soát công nợ, quản lý đơn hàng hay tổng hợp báo cáo.
Điểm chung là các công việc này thường lặp đi lặp lại và phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công.
Câu chuyện của EY cho thấy giá trị lớn nhất của LowCode không nằm ở việc tạo ra các ứng dụng đẹp mắt. Giá trị thực sự nằm ở khả năng loại bỏ những công việc lặp lại đang âm thầm tiêu tốn thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp mỗi ngày.
Trong bối cảnh AI và tự động hóa đang phát triển nhanh chóng, những dự án như PowerMatch có thể chỉ là bước khởi đầu cho một làn sóng chuyển đổi vận hành mới. Và điều đáng chú ý là làn sóng đó không còn chỉ dành cho các tập đoàn công nghệ, mà đang xuất hiện ngày càng nhiều trong những doanh nghiệp truyền thống nhất.