Doanh nghiệp Việt ứng dụng NoCode xây CRM B2B: Câu chuyện thành công từ UpBase và Lark

Nguồn: linkedin

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phải xử lý khối lượng lớn dữ liệu và quy trình phức tạp, việc xây dựng một hệ thống quản lý khách hàng (CRM) không còn là lựa chọn, mà đã trở thành nhu cầu thiết yếu. Tuy nhiên, thay vì phát triển một hệ thống riêng tốn kém, UpBase – đơn vị hoạt động trong lĩnh vực e-commerce enabler – đã lựa chọn một hướng đi khác: triển khai CRM B2B trên nền tảng NoCode/LowCode, cụ thể là Lark Base.

Giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng xây dựng hệ thống phù hợp với nhu cầu thực tế, mà còn tạo ra một mô hình vận hành linh hoạt, có khả năng mở rộng theo tốc độ tăng trưởng.

Bối cảnh và bài toán đặt ra

Trước khi triển khai CRM, UpBase vận hành với nhiều công cụ rời rạc. Dữ liệu khách hàng, thông tin dự án và trạng thái xử lý được lưu trữ phân tán trên các nền tảng như bảng tính, email và công cụ chat nội bộ. Mỗi bộ phận sử dụng một phương thức riêng để quản lý công việc, dẫn đến tình trạng thiếu đồng bộ và khó kiểm soát.

Quy trình bán hàng B2B của doanh nghiệp vốn đã phức tạp với nhiều giai đoạn khác nhau, nhưng lại chưa được chuẩn hóa trên một hệ thống chung. Điều này khiến việc theo dõi tiến độ từng cơ hội kinh doanh phụ thuộc nhiều vào cá nhân, làm tăng rủi ro sai sót và giảm hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận.

Ngoài ra, phần lớn các thao tác vận hành vẫn được thực hiện thủ công, từ nhập liệu, cập nhật trạng thái đến tổng hợp báo cáo. Khi quy mô hoạt động mở rộng, những hạn chế này càng trở nên rõ rệt, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và khả năng ra quyết định.

Giải pháp: Xây dựng CRM B2B trên nền tảng NoCode/LowCode

Để giải quyết bài toán trên, UpBase đã triển khai hệ thống CRM B2B trên nền tảng Lark Base. Thay vì xây dựng từ đầu, doanh nghiệp tận dụng khả năng tùy chỉnh linh hoạt của nền tảng NoCode để thiết kế hệ thống phù hợp với quy trình thực tế.

Trọng tâm của giải pháp là:

• Chuẩn hóa pipeline bán hàng

• Kết nối dữ liệu trên một nền tảng duy nhất

• Tự động hóa các quy trình vận hành

Chuẩn hóa pipeline bán hàng với 7 giai đoạn rõ ràng

Toàn bộ hành trình bán hàng được xây dựng lại thành một pipeline gồm 7 giai đoạn, từ tiếp cận khách hàng đến gia hạn hợp đồng, cụ thể như sau:

1. Lead
Đây là điểm bắt đầu của toàn bộ hệ thống, nơi tất cả khách hàng tiềm năng từ nhiều nguồn như form đăng ký, chiến dịch marketing hoặc giới thiệu được thu thập. Dữ liệu được tự động đổ vào CRM, giúp loại bỏ thao tác nhập liệu thủ công và đảm bảo tính nhất quán ngay từ đầu.

2. Qualified Lead
Ở giai đoạn này, đội ngũ kinh doanh tiến hành đánh giá mức độ phù hợp của khách hàng dựa trên các tiêu chí như nhu cầu, ngân sách và khả năng triển khai. Những khách hàng đạt điều kiện sẽ được chuyển sang bước tiếp theo.

Từ Lead, BD có thể chuyển khách hàng sang New Opp khi đủ điều kiện (qualification). Nguồn cơ hội có thể đến từ:

• BD tự tìm kiếm hoặc Marketing refer,

• Khách hàng tự điền form khảo sát,

• Partner gửi form hợp tác.

Khi form được nhập:

• Dữ liệu được ghi mới trong bảng Sale Pipeline.

• Trạng thái tự động chuyển thành “New Opp”.

• Hệ thống gửi thông báo tới BD Leader để phân công BD PIC.

• BD PIC nhận thông báo tự động qua chat, kèm link truy cập pipeline.

3. Demo / Solution Consulting
Nhân sự kinh doanh thực hiện demo và tư vấn giải pháp. Toàn bộ nội dung trao đổi, ghi chú và trạng thái được cập nhật trực tiếp trên hệ thống, tạo điều kiện cho các bộ phận liên quan theo dõi.

4. Proposal
Các đề xuất dịch vụ được quản lý tập trung trên CRM, cho phép theo dõi trạng thái gửi, phản hồi và điều chỉnh. Điều này giúp hạn chế việc thất lạc thông tin trong quá trình trao đổi.

5. Trial / Pilot
Khách hàng trải nghiệm dịch vụ trong giai đoạn thử nghiệm. Hệ thống ghi nhận tiến độ triển khai và phản hồi, đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá khả năng chuyển đổi.

6. Contract
Khi đạt thỏa thuận, thông tin hợp đồng được cập nhật trên CRM và liên kết với các bộ phận liên quan, đặc biệt là tài chính để xử lý thanh toán.

7. Renewal
Hệ thống theo dõi thời hạn hợp đồng và tự động nhắc nhở khi sắp hết hạn, hỗ trợ đội ngũ chủ động gia hạn hoặc mở rộng dịch vụ.

Thiết kế workflow liên phòng ban trên cùng một hệ thống

Không dừng lại ở việc quản lý pipeline, hệ thống CRM của UpBase còn được thiết kế để kết nối toàn bộ các bộ phận liên quan trong quá trình vận hành.

Một cơ hội kinh doanh không chỉ do bộ phận kinh doanh xử lý, mà còn liên quan đến các đơn vị như triển khai kỹ thuật, chăm sóc khách hàng và tài chính. Thông qua CRM, toàn bộ các bộ phận này có thể làm việc trên cùng một nền tảng, với dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực.

Khi một trạng thái thay đổi, thông tin sẽ được đồng bộ ngay lập tức, giúp các bên liên quan nắm bắt kịp thời và thực hiện công việc của mình mà không cần trao đổi thủ công.

Tự động hóa quy trình với các kịch bản thực tế

Một trong những điểm nổi bật của hệ thống là khả năng tự động hóa dựa trên các kịch bản được thiết lập sẵn.

Khi một cơ hội kinh doanh chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, hệ thống sẽ tự động tạo công việc cho bộ phận liên quan, kèm theo đầy đủ thông tin cần thiết. Điều này giúp đảm bảo quy trình được thực hiện liên tục mà không bị gián đoạn.

Đối với các vấn đề tài chính, hệ thống có thể gửi cảnh báo khi khách hàng chưa thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý.

Ngoài ra, CRM cũng hỗ trợ nhắc nhở khi hợp đồng sắp hết hạn, tạo điều kiện để đội ngũ kinh doanh thực hiện gia hạn hoặc đề xuất dịch vụ mới.

Những kịch bản này được xây dựng dựa trên logic điều kiện, giúp giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa sai sót.

Dashboard và báo cáo theo thời gian thực

Toàn bộ dữ liệu từ pipeline và workflow được tổng hợp thành các dashboard trực quan, phục vụ cho việc quản lý và ra quyết định.

Ban lãnh đạo có thể theo dõi tình trạng pipeline, hiệu suất của từng giai đoạn cũng như tỷ lệ chuyển đổi thông qua các báo cáo được cập nhật liên tục. Điều này giúp thay thế hoàn toàn các phương pháp tổng hợp thủ công trước đây.

Kết quả và ý nghĩa

Việc triển khai CRM trên nền tảng NoCode/LowCode đã giúp UpBase chuyển đổi từ một hệ thống vận hành rời rạc sang một mô hình thống nhất và có khả năng mở rộng.

Dữ liệu được tập trung, quy trình được chuẩn hóa và các bộ phận phối hợp hiệu quả hơn. Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu thực tế mà không cần phụ thuộc vào đội ngũ phát triển phần mềm.

Trường hợp của UpBase cho thấy rằng NoCode/LowCode không chỉ là một công cụ hỗ trợ, mà có thể trở thành nền tảng cho quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh yêu cầu về tốc độ và tính linh hoạt ngày càng cao.