Starterpack: Nền tảng xây dựng cơ sở dữ liệu
Được viết bởi: Chris Stokel-Walker, Dịch bởi: Huy Hoàng
Dữ liệu là trái tim của nhiều doanh nghiệp, nhưng những bảng tính Excel cồng kềnh và lộn xộn vẫn còn rất phổ biến. Việc sử dụng các công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu (database builder) không cần viết mã (nocode) có thể nâng tầm cách bạn vận hành.
Cơ sở dữ liệu cung cấp cho bạn một nơi để lưu trữ, tổ chức và theo dõi thông tin cần thiết để vận hành doanh nghiệp. Chúng là một bước tiến so với bảng tính thông thường: mạnh mẽ hơn, linh hoạt hơn và thường là quan hệ (relational), nghĩa là bạn có thể liên kết các dữ liệu với nhau. Điều đó mở ra vô số khả năng cho những gì bạn có thể làm với dữ liệu của mình.
Hầu như tất cả các ứng dụng đều hoạt động dựa trên một loại cơ sở dữ liệu nào đó. Hãy nghĩ đến một thứ như Twitter: tất cả người dùng đều được lưu vào một cơ sở dữ liệu, tất cả tweet cũng vậy, và sau đó bạn có một mối quan hệ giữa người dùng và các tweet của họ. Hoặc nghĩ đến một nền tảng CRM với tất cả thông tin khách hàng, hoặc một hệ thống kiểm kê hàng hóa. Cơ sở dữ liệu là nền tảng cho tất cả những điều đó. Và các công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu là một lĩnh vực mà nocode thực sự vượt trội. Nhưng không phải là Excel. Chúng tôi không thích Excel.
Các công cụ
Airtable – 4 sao. Trình xây dựng cơ sở dữ liệu tốt nhất.
Baserow – 4 sao. Trình xây dựng cơ sở dữ liệu mã nguồn mở tốt nhất.
Ragic – 4 sao. Tốt nhất cho những người yêu thích bảng tính.
Rows – 3 sao. Phù hợp nhất với những người chưa chắc chắn về cơ sở dữ liệu.
Stackby – 3 sao. Tốt nhất cho việc cộng tác nhóm.
Vì sao nên xây dựng cơ sở dữ liệu cho doanh nghiệp bằng công cụ nocode
Dù bạn đang tìm cách tận dụng tốt hơn dữ liệu mình đã thu thập, hay muốn nâng cấp hoạt động kinh doanh bằng cách tổng hợp và phân tích dữ liệu sắp thu thập, thì các công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu không cần viết mã (nocode) đều có thể giúp bạn.
Rất dễ thực hiện
Bạn hoàn toàn có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, có khả năng truy vấn cao cho doanh nghiệp mà không cần dùng công cụ nocode. Bạn có thể thuê một lập trình viên để xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu riêng biệt, phù hợp với công ty – nhưng chi phí sẽ rất cao. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu được tạo riêng thường là độc quyền, nghĩa là dữ liệu trong đó có thể không dễ dàng truy cập nếu sau này bạn muốn chuyển sang nhà cung cấp khác.
Ai cũng có thể học và xây dựng
Các công cụ cơ sở dữ liệu nocode được thiết kế để bất kỳ ai cũng có thể tạo ra cơ sở dữ liệu mạnh mẽ mà không cần kiến thức lập trình chuyên sâu. Một số công cụ low-code (ít mã) vẫn yêu cầu người dùng có kiến thức cơ bản về lập trình.
Chi phí thấp hơn
Dù một số công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu nocode có gói đăng ký trả phí, nhưng nhìn chung vẫn rẻ hơn nhiều so với việc thuê lập trình viên hoặc công ty phần mềm để xây từ đầu. Bạn có thể dành khoản tiền đó để đầu tư vào những lĩnh vực khác trong doanh nghiệp.
3. Bạn nên dùng bảng tính hay cơ sở dữ liệu?
Không phải trường hợp nào cũng cần đến một cơ sở dữ liệu đầy đủ tính năng. Thực tế, một sai lầm phổ biến của các doanh nghiệp là đầu tư quá nhiều thời gian, công sức và tiền bạc vào việc xây dựng một hệ thống quá lớn và cồng kềnh, không phù hợp với nhu cầu thực tế. Dưới đây là bản tóm tắt nhanh:
Bảng tính (Spreadsheets)
Bảng tính rất hữu ích khi xử lý lượng dữ liệu nhỏ và dễ sử dụng hơn so với nhiều hệ thống cơ sở dữ liệu. Chúng có ít tính năng hơn so với cơ sở dữ liệu, nhưng thường là công cụ mà nhân viên cảm thấy quen thuộc và thoải mái khi dùng.
Tuy nhiên, bảng tính cũng có những hạn chế. Chúng thường kém khả năng cộng tác hơn so với các công cụ nocode hiện đại, dẫn đến việc quyền kiểm soát dữ liệu chỉ tập trung vào một hoặc hai người, thay vì cả nhóm. Ngoài ra, bảng tính sẽ trở nên cồng kềnh và chậm chạp khi xử lý dữ liệu quy mô lớn – không ai muốn phải dò tìm trong một bảng tính dài đến 10.000 dòng.
Cơ sở dữ liệu (Databases)
Cơ sở dữ liệu, thoạt nhìn, có vẻ phức tạp hơn để làm quen. Chúng đòi hỏi một chút kiến thức kỹ thuật; dù vậy, các giải pháp cơ sở dữ liệu nocode bên dưới được thiết kế để thân thiện với người dùng nhất có thể.
Chúng hỗ trợ làm việc nhóm rất tốt, cho phép nhiều người dùng truy cập đồng thời. Cơ sở dữ liệu xử lý tốt các khối dữ liệu lớn và có khả năng truy vấn, phân tích linh hoạt hơn nhiều so với bảng tính. Tính chất liên kết (relational) của chúng giúp bạn dễ dàng tìm ra mối quan hệ giữa đặc điểm khách hàng, hoặc giữa các sản phẩm được bán cùng nhau.
Vậy lựa chọn nào phù hợp với bạn?
Nếu doanh nghiệp của bạn có lượng dữ liệu lớn và cần nhiều nhân viên cùng truy cập đồng thời, thì cơ sở dữ liệu sẽ là lựa chọn hợp lý hơn. Tuy nhiên, cũng cần cảnh giác với nguy cơ đánh giá quá cao nhu cầu kỹ thuật thực tế. Việc nhập dữ liệu vào các công cụ cơ sở dữ liệu nocode hiện nay khá đơn giản và trực quan, nên bạn hoàn toàn có thể bắt đầu từ bảng tính rồi nâng cấp lên cơ sở dữ liệu khi cần thiết.
4. Những điều cần cân nhắc khi chọn trình xây dựng cơ sở dữ liệu nocode
Với rất nhiều lựa chọn trên thị trường, thật khó để biết đâu là công cụ phù hợp với bạn. Có sự khác biệt về mức giá, giao diện và tính năng cần xem xét. Nếu bạn là một doanh nghiệp đã hoạt động ổn định, bạn có thể muốn chọn một giải pháp đến từ công ty lớn, có uy tín để được đảm bảo về hỗ trợ kỹ thuật thường xuyên nếu có sự cố xảy ra. Trong khi đó, một startup nhỏ có thể cảm thấy thoải mái hơn khi chọn giải pháp mã nguồn mở, chi phí thấp. Tuy nhiên, bạn chắc chắn nên cân nhắc một vài yếu tố then chốt sau:
Khả năng nhập dữ liệu
Liệu công cụ bạn chọn có thể tích hợp dữ liệu hiện có của bạn không? Nhiều lựa chọn trên thị trường hiện nay có công cụ nhập dữ liệu đơn giản, nhưng nếu bạn phải chèn dữ liệu thủ công, đó có thể là lý do để loại bỏ một giải pháp cụ thể.Dung lượng tối đa
Một số trình xây dựng cơ sở dữ liệu nocode chỉ cho phép số hàng (rows) hoặc bản ghi (records) giới hạn trong gói miễn phí hoặc gói cơ bản, sau đó sẽ yêu cầu bạn nâng cấp lên gói đắt tiền hơn. Việc cân nhắc nhu cầu của bạn sẽ giúp xác định lựa chọn phù hợp – đây là điểm dễ bị "sập bẫy" nhất nên hãy cẩn trọng!Giao diện trực quan
Bạn nên chọn công cụ có thiết kế và giao diện trực quan, dễ hiểu để mọi thành viên trong nhóm đều có thể sử dụng. Mỗi công cụ có mức độ phức tạp về giao diện khác nhau, vì vậy hãy chọn cái phù hợp với bạn và nhóm của bạn.
5. Những công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu nocode tốt nhất
Airtable
Airtable là một trong những cái tên nổi tiếng nhất trong lĩnh vực này và đã trở thành tiêu chuẩn trong ngành. Giao diện của nó không gây cảm giác phức tạp đối với người dùng phổ thông và cho phép nhiều người cùng làm việc đồng thời – điều này khiến nó trở thành công cụ tuyệt vời cho việc cộng tác.
Công cụ này cũng tích hợp sẵn với hơn 1.000 trang web và ứng dụng phổ biến, từ Gmail đến Slack, từ Zendesk đến Miro.
Ưu điểm:
Tiêu chuẩn trong ngành
Tính năng Interface Designer của Airtable cho phép bạn dễ dàng tạo ra giao diện trực quan từ cơ sở dữ liệu của mình
Giao diện đơn giản
Dễ học, dễ sử dụng
Nhược điểm:
Chi phí tăng rất nhanh khi bạn mở rộng quy mô
Có thể quá đơn giản đối với một số nhu cầu phức tạp
Phù hợp nhất với…
Những người mới bắt đầu làm quen với cơ sở dữ liệu.
Baserow
Một lựa chọn mã nguồn mở thay thế cho Airtable, Baserow – đến từ Hà Lan – có chức năng gần như tương tự Airtable, cho phép người dùng xây dựng cơ sở dữ liệu ngay trong trình duyệt web. Khi mở lên, giao diện của nó trông rất giống với công cụ dẫn đầu thị trường. Baserow cũng hỗ trợ các plugin từ bên thứ ba.
Ưu điểm:
Là một lựa chọn mã nguồn mở
Giao diện quen thuộc, tương tự Airtable
Có nhiều mẫu tùy chỉnh
Nhược điểm:
Dung lượng lưu trữ dữ liệu vẫn còn khá hạn chế
Gặp phải những hạn chế tương tự như Airtable
Phù hợp nhất với…
Những người mới bắt đầu làm quen với cơ sở dữ liệu – và muốn ủng hộ phần mềm mã nguồn mở.
Ragic
Ragic là một công cụ được yêu thích rộng rãi và được sử dụng bởi nhiều công ty lớn như Amazon, Intel, Diageo và Ogilvy. Đây là một bước tiến cao hơn so với các công cụ cơ bản như Airtable, mang lại tiềm năng mạnh mẽ hơn – tuy nhiên, đi kèm với đó là mức độ phức tạp cao hơn. Ragic có rất nhiều mẫu sẵn có và có thể điều chỉnh linh hoạt theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn.
Ưu điểm:
Mạnh mẽ hơn Airtable
Được các doanh nghiệp lớn sử dụng và tin tưởng
Mẫu có sẵn dễ dùng và có thể tùy chỉnh
Nhược điểm:
Phức tạp hơn so với các công cụ khác
Có quá nhiều cấp gói (pricing tiers)
Phiên bản miễn phí giới hạn số lượng bản ghi thấp
Phù hợp nhất với…
Những ai muốn nâng cấp cơ sở dữ liệu của mình lên một tầm cao hơn so với mức cơ bản.
Rows
Rows thân thiện với người dùng hơn hầu hết các công cụ khác, với thiết kế gọn gàng và đẹp mắt từ trang web cho đến chính công cụ quản lý dữ liệu. Nó giúp che giấu sự phức tạp của việc xử lý cơ sở dữ liệu – vì vậy rất phù hợp với những người cảm thấy ngại khi làm việc với dữ liệu. Rows được nhiều startup sử dụng và tự nhận mình là một trình chỉnh sửa bảng tính (spreadsheet editor) hơn là một công cụ cơ sở dữ liệu.
Ưu điểm:
Giao diện rất đẹp
Quá trình làm quen và hỗ trợ đơn giản
Có cộng đồng người dùng mạnh
Nhược điểm:
Có thể quá đơn giản với một số người
Thiên về bảng tính hơn là cơ sở dữ liệu thực sự
Chi phí cao
Phù hợp nhất với…
Những người chưa chắc chắn liệu mình có cần đầy đủ chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hay không, nhưng muốn nâng cấp khỏi Excel.
Stackby
Stackby hứa hẹn giúp người dùng bắt đầu chỉ trong vài phút và tuyên bố rằng họ “không chỉ là một bảng tính”. Công cụ này kết hợp sự linh hoạt của bảng tính với tính nghiêm ngặt của cơ sở dữ liệu, nhưng lợi thế lớn nhất của nó là khả năng tích hợp rất tốt với các dịch vụ bên thứ ba.
Ưu điểm:
Giao diện đơn giản
Bộ công cụ mạnh mẽ
Khả năng tích hợp tuyệt vời với nhiều nền tảng
Mức giá rẻ và phân tầng hợp lý
Nhược điểm:
Một số công cụ không thực sự cần thiết
Vừa hoạt động như bảng tính, vừa như cơ sở dữ liệu
Hầu hết các gói đều giới hạn số lượng dòng rất thấp
Phù hợp nhất với…
Những người có ngân sách hạn chế và nhu cầu dữ liệu nhỏ.
6. Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Khi nào bạn nên chuyển từ bảng tính sang cơ sở dữ liệu?
Có ba yếu tố cần cân nhắc khi đưa ra quyết định này. Thứ nhất: bạn có thể cộng tác an toàn theo thời gian thực không? Thứ hai: bạn có cần một cấu trúc chặt chẽ, không cho phép người dùng tự ý thêm các trường linh tinh dễ gây rối hệ thống không? Và cuối cùng: bạn có cần tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu như GDPR không?
Nếu bạn cảm thấy không thể cộng tác an toàn với bảng tính, hãy chuyển sang cơ sở dữ liệu. Nếu bạn cần cấu trúc dữ liệu rõ ràng, hãy chuyển sang cơ sở dữ liệu. Và nếu bạn cần tuân thủ các quy định về dữ liệu, cũng nên chuyển sang cơ sở dữ liệu.
Chẳng phải tốt hơn nếu tôi thuê một lập trình viên sao?
Nếu bạn không phải là lập trình viên, việc tự quản lý một hệ thống cơ sở dữ liệu có thể giống như ném tiền vào một cái hố không đáy. Bạn sẽ không biết cách xác định phạm vi, mở rộng quy mô hay ước lượng chi phí phù hợp.
Các giải pháp nocode giúp giảm chi phí và đồng thời cho phép bạn kiểm soát dữ liệu của mình mà không bị ràng buộc vào các hệ thống độc quyền.
Tôi nên tránh điều gì?
Hãy chắc chắn rằng bạn đã tìm hiểu kỹ về những gì mỗi công cụ cung cấp và xem nó có thực sự phù hợp với nhu cầu của bạn hay không trước khi đưa ra quyết định. Nhiều nền tảng cung cấp các gói dịch vụ theo cấp độ, và rất dễ để chọn nhầm – quá lớn hoặc quá nhỏ so với nhu cầu thực tế.