Unilever tái cấu trúc vận hành toàn cầu nhờ nền tảng NoCode/LowCode

Trong quá trình chuyển đổi số, không ít doanh nghiệp lựa chọn đầu tư vào các hệ thống công nghệ phức tạp với chi phí lớn và thời gian triển khai kéo dài. Tuy nhiên, một hướng đi khác đang được nhiều tập đoàn toàn cầu theo đuổi là sử dụng các nền tảng NoCode/LowCode để xây dựng ứng dụng phục vụ vận hành. Unilever là một trong những ví dụ điển hình cho cách tiếp cận này.

Thay vì bắt đầu từ việc “xây phần mềm”, Unilever bắt đầu từ bài toán quen thuộc của mọi doanh nghiệp lớn: quy trình rời rạc, dữ liệu phân tán và phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công.

Từ Excel và email đến nền tảng ứng dụng nội bộ

Trước khi triển khai NoCode/LowCode, nhiều quy trình của Unilever – đặc biệt trong chuỗi cung ứng và tài chính – vẫn dựa vào Excel, email và các hệ thống rời rạc. Khi quy mô hoạt động mở rộng, cách làm này nhanh chóng trở thành điểm nghẽn.

Theo tài liệu case study, Unilever phải xử lý:

• Hơn 120.000 chứng từ vận chuyển mỗi năm

• Dữ liệu nằm rải rác ở nhiều hệ thống khác nhau

• Nhiều phiên bản SAP không kết nối với nhau

Điều này dẫn đến tình trạng:

• Nhân viên phải nhập lại dữ liệu nhiều lần

• Quy trình phê duyệt kéo dài

• Thiếu minh bạch trong vận hành

Xây “lớp ứng dụng mới” bằng NoCode/LowCode

Thay vì thay thế toàn bộ hệ thống cũ, Unilever lựa chọn cách tiếp cận khác: xây dựng một lớp ứng dụng mới bằng nền tảng NoCode/LowCode (Bizagi) để kết nối các hệ thống hiện có.

Cụ thể, họ sử dụng NoCode/LowCode để:

• Tạo giao diện thống nhất cho người dùng

• Kết nối dữ liệu từ nhiều hệ thống như SAP, DocuSign

• Thiết kế workflow tự động cho các quy trình vận hành

Điểm quan trọng là các ứng dụng này không yêu cầu lập trình phức tạp, cho phép đội ngũ business và IT cùng tham gia xây dựng.

Nhờ đó, Unilever có thể nhanh chóng triển khai các ứng dụng phục vụ những quy trình cốt lõi mà không cần viết lại toàn bộ hệ thống.

Chuẩn hóa dữ liệu và tự động hóa quy trình

Một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình triển khai là chuẩn hóa dữ liệu. Trước đây, cùng một loại dữ liệu có thể tồn tại ở nhiều hệ thống khác nhau với định dạng khác nhau.

Thông qua nền tảng NoCode/LowCode, Unilever:

• Hợp nhất dữ liệu về một hệ thống trung tâm

• Tạo các “pre-configured views” (giao diện dữ liệu có sẵn)

• Tự động điền dữ liệu thay vì nhập thủ công

Song song đó, các quy trình được số hóa thành workflow rõ ràng:

• Mỗi bước có người chịu trách nhiệm cụ thể

• Trạng thái được cập nhật theo thời gian thực

• Hệ thống tự động gửi yêu cầu phê duyệt

Những thay đổi này giúp loại bỏ hoàn toàn việc “đuổi theo email” – một vấn đề phổ biến trong các tổ chức lớn.

Tự động hóa quy trình phức tạp: Bài toán pricing toàn cầu

Một ví dụ tiêu biểu là quy trình xây dựng giá (pricing framework) – vốn rất phức tạp do phụ thuộc vào nhiều yếu tố như thị trường, khách hàng, quốc gia và chuỗi cung ứng.

Trước đây, quy trình này:

• Liên quan đến hàng chục người phê duyệt

• Kéo dài nhiều tuần

• Dễ xảy ra sai sót

Sau khi áp dụng NoCode/LowCode:

• Toàn bộ quy trình được mô hình hóa thành workflow

• Hệ thống tự động chuyển bước giữa các bên liên quan

• Có thể thay đổi người phê duyệt ngay trong hệ thống

Kết quả:

• Thời gian xây dựng pricing framework giảm từ 90 ngày xuống còn 30 ngày

• Thời gian phê duyệt giảm khoảng 50%

Tăng khả năng kiểm soát và minh bạch vận hành

Một trong những thay đổi lớn nhất không nằm ở tốc độ, mà ở khả năng kiểm soát.

Trước đây, việc theo dõi trạng thái của một yêu cầu (ví dụ: shipment hoặc pricing) gần như phụ thuộc vào việc hỏi từng bộ phận. Sau khi triển khai hệ thống NoCode/LowCode:

• Mọi quy trình đều có trạng thái rõ ràng

• Người dùng có thể theo dõi tiến độ theo thời gian thực

• Hệ thống lưu lại toàn bộ lịch sử xử lý (audit trail)

Điều này đặc biệt quan trọng với Unilever, khi các sai sót trong phê duyệt có thể dẫn đến thất thoát doanh thu.

Không chỉ là công nghệ, mà là cách tiếp cận

Một điểm đáng chú ý trong case của Unilever là họ không triển khai automation một cách “vội vàng”. Ban đầu, đội ngũ từng thử tự động hóa ngay lập tức, nhưng gặp nhiều vấn đề do chưa hiểu rõ quy trình.

Sau đó, họ thay đổi cách làm:

• Dành thời gian phân tích và document quy trình

• Xác định rõ dữ liệu và logic trước khi xây ứng dụng

• Sau đó mới triển khai automation

Cách tiếp cận này giúp giảm đáng kể lỗi trong giai đoạn testing và rút ngắn thời gian đưa hệ thống vào vận hành.

Kết quả: từ automation từng phần đến vận hành quy mô lớn

Sau khi triển khai, Unilever đạt được nhiều kết quả rõ rệt:

• Giảm một nửa thời gian xử lý quy trình

• Tăng tốc tạo framework giá gấp 3 lần

• Xử lý hàng nghìn yêu cầu vận chuyển với độ chính xác cao hơn

Quan trọng hơn, họ xây dựng được một nền tảng có thể mở rộng:

• Không chỉ cho một quy trình

• Mà cho toàn bộ chuỗi cung ứng và vận hành

Kết luận

Câu chuyện của Unilever cho thấy NoCode/LowCode không chỉ là công cụ “tăng tốc phát triển phần mềm”, mà là một cách tiếp cận mới trong vận hành doanh nghiệp.

Thay vì thay thế toàn bộ hệ thống, Unilever đã:

• Xây lớp ứng dụng trung gian

• Chuẩn hóa dữ liệu

• Tự động hóa quy trình từng bước

Chính cách làm này giúp họ vừa cải thiện hiệu quả vận hành, vừa kiểm soát được độ phức tạp của hệ thống ở quy mô toàn cầu.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng cần tốc độ và linh hoạt, mô hình này đang trở thành một hướng đi đáng chú ý cho nhiều tổ chức, không chỉ trong ngành FMCG mà cả logistics, tài chính hay sản xuất.